İş akışı araçları, bilgi çalışanları, işbirliğine dayalı ekipler ve kuruluşlar tarafından iş akışlarını oluşturmak, desteklemek ve optimize etmek için kullanılan bilgi yönetimi sistemleridir.
Bu yazılım araçları, kullanıcıların kısayol komutları, düşük kod ve sürükle ve bırak düzenleyicileri içeren bir arayüz kullanarak iş akışlarını kolayca tasarlamalarına olanak tanır. İş akışı araçları sezgisel olacak şekilde tasarlanmıştır, böylece kullanıcılar sistem hakkında bilgi edinmek için daha az zaman harcarlar ve ürün oluşturmak, hizmet sağlamak ve bilgileri işlemek için iş akışlarını hızla uygulayabilirler.
İş akışı araçları, ekiplerin veya şirketlerin, yinelenen görevleri daha hızlı gerçekleştirebilmeleri için süreçleri belgelemesini sağlar. Bir iş akışı, birkaç doğrusal adım dizisi gibi basit olabilir veya iş öğelerinin mevcut durumuna bağlı olarak birden çok iş dalının eşzamanlı olarak ilerlediği karmaşık olabilir. Bu araçlar, görev veya belge gibi belirli bir iş öğesinin iş akışı içinde nerede olduğunu göstererek kullanıcıları destekler. Bir iş öğesinin durumu veya aşaması daha görünür hale geldikçe iş süreci daha şeffaf hale gelir.
İş akışları, iş hedeflerine ve iş akışlarının nasıl birbirine uyduğuna daha üst düzeyde bir bakış sağlayan iş süreci yönetimi (BPM) araçlarının bir parçasıdır. İşbirliği özelliklerine sahip proje yönetimi yazılımı, görevlerin ve iş öğelerinin durumunu, ilerlemesini ve diğer ayrıntılarını gösterdikleri için iş akışı araçları olarak da kullanılabilir.
Bir iş akışı iş akışı araçları kullanılarak yönetildiğinde, kullanıcılar iş akışının belirli noktalarında veya sonunda ölçümler alabilir. Ölçülen veriler, bir iş akışının zaman ve kalite gibi şeyler için optimize edilip edilmediğini belirlemek için tahminlerle veya geçmiş verilerle karşılaştırılabilir ve karşılaştırılabilir. Çoğu araç, grafikler ve çizelgeler aracılığıyla anlık, ayrıntılı ve sık sık görsel bilgiler sağlayan raporlama özellikleriyle birlikte gelir. Birçok satıcı, daha doğru raporlama ve tahmin sağlamak için analitik araçlar kullanıyor.
Diğer bir yenilik eğilimi, iş akışının bölümlerini otomatikleştirme yeteneğidir. Artık daha fazla sistem, kullanıcıların tekrar eden adımları veya görevleri otomatikleştirmesine, zamanlanmış bildirimler veya hatırlatıcılar ayarlamasına ve düzenli raporlar göndermesine izin veriyor. İletişim aynı zamanda sorunsuz bir iş akışının ayrılmaz bir bileşenidir ve iş akışı araçları artık yerleşik mesajlaşma sistemleriyle birlikte gelir. Analitik, süreç otomasyonu ve mesajlaşma araçları gibi özellikler, kullanıcıların iş akışlarında iyileştirmeler yapmalarına, fazlalıkları azaltmalarına ve işbirliğini geliştirmelerine yardımcı olur.
Çoğu iş akışı aracı, diğer uygulamalar ve hizmetlerle entegre olabilir. Bu önemli bir işlevdir çünkü iş akışları genellikle satış veya pazarlama araçları gibi diğer uygulamaları içerir ve bir takım, departman veya kuruluşun sınırları dışında gelen bir girdiye, tetikleyiciye veya sinyale bağlı olabilir. İş akışı araçlarının diğer sistemlerle bağlantı kurma yeteneği, daha az kaynak kullanımı, kolaylaştırılmış süreçler ve daha yüksek kaliteli sonuçlar ile sonuçlanabilir.