Word Belgelerinizi Düzenlemenin Yolları

Belgeleriniz üzerinde çalışmak yerine Microsoft Word dosyalarını aramak için daha fazla zaman harcıyorsanız, Word'ün ve bilgisayarınızın sunduğu kurumsal özelliklerden yararlanın.

Bu makaledeki talimatlar Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ve Word 2010 için Microsoft Word için geçerlidir.

Tüm Word Dosyalarını Küçük Resimlerle Kaydet

Word dosyalarını bir önizleme görüntüsü veya küçük resim ile kaydetmek, ihtiyacınız olan belgeyi açmadan tanımlamayı kolaylaştırır.

Tüm Word belgelerini bir önizleme veya küçük resim ile kaydetmek için:

1. Microsoft Word'de boş veya mevcut bir belgeyi açın, ardından fileto sekmesi.

   

2. seçmek Info.

   

3. seçmek İlanlar açılır ok ve seçin Gelişmiş Özellikler.

   

4. içinde İlanlar iletişim kutusuna gidin ve Özet sekmesi.

   

5. seçmek Tüm Word Belgeleri için Küçük Resimleri Kaydet onay kutusunu işaretleyin.

   

6. seçmek OK.

   

Word Belgesi Özelliklerini Güncelleyin

Benzer adlara ve konumlara sahip birkaç Word belgesiyle çalışıyorsanız, Word belge özellikleri özelliğini kullanın.

1. Açıklayıcı özellikler eklemek istediğiniz belgeyi açın, ardından fileto sekmesi.

   

2. seçmek Info.

   

3. seçmek İlanlar açılır ok ve seçin Gelişmiş Özellikler.

   

4. içinde İlanlar iletişim kutusuna gidin ve Özet sekmesi.

   

5. Dosyalarınızı ayırt etmenize yardımcı olması için yorumlar, anahtar sözcükler, kategoriler, bir başlık ve konu bilgileri girin.

   

6. seçmek OK değişiklikleri uygulamak ve iletişim kutusunu kapatmak için. Arama yapma zamanı geldiğinde, Word tam olarak ihtiyacınız olanı bulabilir.

Bilgisayarınızda Klasörler Oluşturun ve Kullanın

Word belgeleriniz için bir klasör oluşturun ve ona unutamayacağınız bir ad verin, örneğin: MyWordDocs. Bunu, sizin için anlamlı olacak şekilde adlandırılmış klasörlerle doldurun ve bu klasörleri Word dosyalarınızı kaydetmek ve sıralamak için kullanın. Örneğin haftalık toplantı notları oluşturuyorsanız, bu notlar için bir klasör oluşturun ve aylarca veya yıllarca içine ek klasörler ekleyin.

Bilgisayarınızda yıllarca Word belgeleriniz varsa ve her birini açıp saklayıp saklamamaya karar verecek vaktiniz yoksa, her yıl için bir klasör oluşturun ve belgeleri bu klasörlere taşıyın. Bu, dosyaları size uygun şekilde organize etmek için zamanınız olana kadar eski dosyaları depolamanın iyi bir yoludur.

Tutarlı Bir Dosya Adlandırma Sistemi Kullanın

İstediğiniz dosyaları hızlı bir şekilde bulmak için bir adlandırma sistemi kurun. Dosyalarınızı adlandırmanın birçok yolu vardır. Bir adlandırma sistemi seçin ve tutarlı bir şekilde kullanın.

İşte birkaç öneri:

• Sözleşme, kira veya haber bülteni gibi dosya adına belge türünü dahil edin. Bu şekilde, bir dosyayı bulmak için dosya adına bakabilirsiniz.
• Dosya adına müşterinin adıyla (veya belgeler harf ise alıcının soyadıyla) başlayın.
• Dosya adına tarihi ekleyin.

Acele Etmeyin

Bilgisayarınızın sabit sürücüsünde depolama alanı azsa, organizasyonel görevlerinizi tek seferde halletmeyin. İşi yönetilebilir parçalara ayırın ve günde 15 dakika üzerinde çalışarak geçirin.

Bilgisayarınızdaki Word dosyalarını düzenlerken, her dosyayı oluşturduğunuz klasörlerden birine koyun, yeni bir klasör oluşturun veya artık ihtiyacınız olmayan dosyaları silin. Bir dosyayla ne yapacağınızdan emin değilseniz, dosyayı şu klasörün içine koyun: HoldUntilDate ve ileride bir tarih seçin ki, klasörü o zamana kadar açmadıysanız, rahatlıkla silebilirsiniz.

Ne tür klasörler yaparsanız yapın, bu klasörü ana Word klasörünüze koyun, böylece nereye bakacağınızı bileceksiniz.