Proje yönetiminde proje kapsamı, istenen hedefi üretmek için gerekli olan çalışmanın ayrıntılı bir ifadesidir. Proje kapsamının tanımlanması, proje planlama sürecinin bir parçasıdır. Sponsorlardan son kullanıcılara kadar tüm paydaşlar, proje kapsamının hazırlanması ve sonuçlandırılmasında bir miktar rol oynar. Proje kapsamının netliği ve eksiksizliği, gereksinimlerin ne kadar kapsamlı olarak belirlendiğine ve nihai hedefin ne kadar açıklandığına bağlıdır. Proje kapsamındaki herhangi bir belirsizlik, neyin teslim edilip edilmeyeceği, kapsamın yavaşlamasına neden olabilir.
Proje kapsamı sürünmesi, proje yürütme aşamasında planlanmamış ve istenmeyen bir senaryodur. Proje başladıktan, kaynaklar tahsis edildikten, bütçeler hesaplandıktan ve programlar vaat edildikten sonra orijinal proje kapsamında bir değişiklik yapıldığında veya süründüğünde gerçekleşir. Orijinal proje hedefine ve mevcut kaynaklara göre, görevler atanır ve programlar oluşturulur. Bununla birlikte, kapsam sürünmesi ile getirilen değişiklikler ek çalışma ile sonuçlanır. Kaynaklarda, programlarda ve bütçede ilgili herhangi bir ayarlama yapılmazsa proje kapsamındaki kayma şunlarla sonuçlanabilir:
-
kaçırılan son tarihler ve proje gecikmeleri
-
artan maliyet ve aşılan bütçe
-
aşırı yüklenmiş kaynaklar, düşük iş kalitesi ve artan yeniden çalışma
-
proje hatası.
Proje kapsamında kayma birkaç nedenden dolayı gerçekleşir. İlk gereksinimlerin toplanması ve analizi eksik olduğunda ve proje başladıktan sonra yeni bilgi ortaya çıktığında, önerilen çözümün eksik olduğu ve ek çalışma gerektirebileceği görülebilir. Doğru yetkiye, ilgiye, etkiye veya aciliyete sahip bir kişi veya paydaş grubu, ilgili proje planı ayarlamaları olmadan değişiklikleri uygulamaya koymakta ısrar edebilir. Proje yöneticisi ve diğer paydaşlarla ekip arasındaki zayıf iletişim durumu daha da kötüleştirebilir.
Kapsam kayması nasıl önlenir
Proje yöneticilerinin proje kapsamının kaymasını önlemesinin bir yolu, proje kapsam yönetimi sürecine bağlı kalmaktır. Planlama aşamasında, tüm gereksinimleri, hedefleri, teslim edilecekleri, kilometre taşlarını, kaynakları, programları ve son teslim tarihlerini açıkça belgeleyin ve belgeyi imzalatın. Değişiklikleri ve değişiklik taleplerini işlemek için bir süreç oluşturun.
Yürütme ve izleme aşamasında, herhangi bir tutarsızlık için proje faaliyetlerini, programları, iş yükünü ve hedefleri düzenli olarak gözden geçirin ve sürekli izleyin. Kapsam sürünmesinin erken bir işareti olabilirler. Ayrıca, beklentileri yönetmek için tüm paydaşlarla proje durumu ve ilerleme hakkında düzenli olarak iletişim kurun. Ek istekler verildiğinde, eklenen işi karşılayamazsanız iletişim kurun. Ayrıca, değişiklikler kaçınılmazsa ek kaynaklar isteyin. Proje yönetimi yazılımını planlama, izleme ve iletişim araçlarıyla kullanmak, proje kapsamını yönetmenin etkili bir yoludur.