Excel’in içinden Microsoft Word Adres Mektup Birleştirme gerçekleştirin

Microsoft Word ve Excel'deki adres mektup birleştirme özelliği, aynı belgeyi (kişiselleştirilmiş değişikliklerle) birkaç alıcıya gönderme sürecini basitleştirir. Adres mektup birleştirmede, bir belge (örneğin bir mektup), elektronik tablo gibi bir veri kaynağı belgesiyle birleştirilir. İşte nasıl yapılacağı.

Bu makaledeki talimatlar Microsoft 365 için Word, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ve Word 2010 için geçerlidir.

Verileri Adres Mektup Birleştirme için Hazırlayın

Word adres mektup birleştirme özelliği, Excel'deki verilerle sorunsuz bir şekilde çalışır. Word'de bir veri kaynağı oluşturabilirsiniz, ancak bu verileri kullanma seçenekleri sınırlıdır. Bir elektronik tabloda posta listesi verileriniz varsa, bilgileri Word'ün veri kaynağına yeniden yazmanız gerekmez.

Herhangi bir Excel çalışma sayfasını, herhangi bir özel hazırlık yapmadan Word adres mektup birleştirme işlevinde kullanabilirsiniz. Ancak, adres mektup birleştirme işleminde hataları önlemek için, verileri elektronik tabloda düzenlemek iyi bir fikirdir.

Adres mektup birleştirme işlemine başlamadan önce, elektronik tabloda yapacağınız tüm değişikliklerin tamamlandığından emin olun. Birleştirme başladıktan sonra, herhangi bir değişiklik yapmak adres mektup birleştirmede hatalara neden olabilir.

Elektronik Tablo Verilerini Düzenleyin

Excel posta listesi verilerinizi satırlar ve sütunlar halinde düzenleyin. Her satırı tek bir kayıt ve her sütunu belgenize ekleyeceğiniz bir alan olarak düşünün.

Tüm Verileri Tek Bir Sayfaya Koy: Adres mektup birleştirme için kullanmayı düşündüğünüz posta listesi verileri tek bir sayfada olmalıdır. Birden çok sayfaya yayılıyorsa, sayfaları birleştirin veya birden çok posta birleştirme gerçekleştirin. Ayrıca, kullanmak istediğinizi görüntülemeden seçmeniz gerektiğinden, sayfaların açıkça adlandırıldığından emin olun.
Başlık Satırı Oluşturun: Adres mektup birleştirme için kullanmayı düşündüğünüz sayfa için bir başlık satırı oluşturun. Başlık satırı, altındaki hücrelerdeki verileri tanımlayan etiketleri içeren bir satırdır. Excel'in verileri ve etiketleri ayırt etmesini kolaylaştırmak için, başlık satırına özgü kalın metin, hücre kenarlıkları ve hücre gölgelendirme kullanın. Ayrıca, seçtiğiniz başlıkların birleştirme alanı adlarıyla eşleştiğinden emin olun, bu da hataların oluşma olasılığını azaltır.
Sayısal Verileri Doğru Biçimlendirme: Sokak numaraları ve posta kodları gibi şeylerin, adres mektup birleştirme tamamlandıktan sonra görünmeleri gereken şekilde doğru şekilde biçimlendirildiğinden emin olun. Sayıların yanlış biçimlendirilmesi, birleştirmede hatalara neden olabilir.

Adres Mektup Birleştirme Alıcı Listesi Nasıl Belirtilir?

Posta listenizi içeren hazırlanmış Excel çalışma sayfanızı Word belgenizle şu şekilde ilişkilendirebilirsiniz:

Word'de, adres mektup birleştirme şablonunuz olarak kullanacağınız belgeyi açın. Bu yeni bir belge veya mevcut bir belge olabilir. Seçiniz Postalar > Adres Mektup Birleştirme Başlat.
Çalıştırmak istediğiniz birleştirme türünü seçin. Seçenekleriniz
- harfler
- E-posta mesajları
- Zarflar
- harfler
- rehber
Tercih ederseniz, adres mektup birleştirmenizi oluşturmak için Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı da kullanabilirsiniz. Bu örnek için, el ile adres mektup birleştirme oluşturma adımlarını inceleyeceğiz.
Ardından, Postalar Sekme ve seç Alıcıları Seç > Varolan Bir Listeyi Kullan.
Adres mektup birleştirme için hazırladığınız Excel dosyasına gidin ve seçin, ardından şunu seçin: Açılış.
Word size sorarsa, şunu seçin: Sayfa1 $ > OK.

Excel'inizde sütun başlıkları varsa, İlk veri satırı sütun başlıklarını içerir onay kutusunu işaretleyin.

Adres Mektup Birleştirme Belgesini Oluşturun veya Düzenleyin

Excel elektronik tablonuz Word'de oluşturduğunuz adres mektup birleştirme belgesine bağlıyken, Word belgenizi düzenleme zamanı geldi.

Şu anda Excel'deki veri kaynağınızda değişiklik yapamazsınız. Veriler üzerinde değişiklik yapmak için, Excel'de veri kaynağını açmadan önce belgeyi Word'de kapatın.

Belgenize Birleştirme Alanları Ekleme

Word'de seçin Postalar > Birleştirme Alanı Ekle bilgileri elektronik tablodan belgeye çekmek için. Eklemek istediğiniz alanı seçin (ad, soyad, şehir, eyalet veya diğer), ardından seçin Ekle.

Adres Mektup Birleştirme Belgelerini Görüntüle

Word, bir belgeye birleştirme alanlarını eklerken veri kaynağından biçimlendirmeyi taşımaz. İtalik, kalın veya altı çizili gibi biçimlendirme uygulamak istiyorsanız, bunu Word'de yapın.

Belgeyi alanlarla birlikte görüntülerken, biçimlendirmeyi uygulamak istediğiniz alanın her iki yanındaki çift oku seçin. Belgedeki birleştirilmiş verileri görüntülerken, değiştirmek istediğiniz metni vurgulayın.

Biçimlendirme değişiklikleri, yalnızca değiştirdiğiniz birleştirme belgesinde değil, tüm birleştirilmiş belgelerde taşınır.

Birleştirilmiş Belgeleri Önizleyin

Birleştirilmiş dokümanları önizlemek için şuraya gidin: Postalar > Sonuçları Önizle. Bu düğme, bir geçiş anahtarı gibi çalışır, bu nedenle, içerdikleri verileri değil, yalnızca alanları görüntülemeye geri dönmek isterseniz, tekrar basın.

Postalar sekmesindeki düğmeleri kullanarak birleştirilmiş belgeler arasında gezinin. Soldan sağa doğru: İlk Kayıt, Önceki kayıt, Kayda Git, Sonraki Kayıt, ve Son Kayıt.

Belgeleri birleştirmeden önce, her şeyin doğru şekilde birleştirildiğini doğrulamak için hepsini veya olabildiğince çok önizleyin. Birleştirilmiş verilerin etrafındaki noktalama işaretlerine ve boşluklara özellikle dikkat edin.

Adres Mektup Birleştirme Belgesini Sonlandırın

Belgeleri birleştirmeye hazır olduğunuzda iki seçeneğiniz vardır:

Belgeleri Yazdır: Belgeleri yazıcıyla birleştirin. Bu seçeneği seçerseniz, belgeler herhangi bir değişiklik yapılmadan yazıcıya gönderilir. Bunu yapmak için seçin Postalar > Bitir ve Birleştir > Belgeleri Yazdır.
Belgeleri Tek Tek Düzenleyin: Belgelerin bir kısmını veya tamamını kişiselleştirmeniz gerekiyorsa (alternatif, kişiselleştirilmiş notlar için veri kaynağına bir not alanı eklemektir) veya yazdırmadan önce başka değişiklikler yapmanız gerekiyorsa, her bir belgeyi ayrı ayrı düzenleyin. Bunu yapmak için seçin Postalar > Bitir ve Birleştir > Belgeleri Tek Tek Düzenleyin.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, Word'e tüm kayıtları, geçerli kaydı veya bir dizi kaydı birleştirmesini söyleyebileceğiniz bir iletişim kutusu sunulur. Yazdırmak istediğiniz kayıtları seçin ve ardından OK.

Bir aralığı birleştirmek istiyorsanız, birleştirmeye dahil etmek istediğiniz kayıtların başlangıç numarasını ve son numarasını girin, ardından seçin OK.